Inventur

Die Inventurfunktionen finden sich im Dashboard hinter der Kachel Inventur.

Ablauf

Generell

Bei der Inventur ist das Lagersystem das führende System, da hier die Information der Lagerplätze existieren. Die Summe der Bestände wird am Ende der Inventur an die WinLine übertragen. Die Inventur wird pro Fach im Lagersystem durchgeführt. Ein Fach kann mehrfach gezählt werden, es wird immer der letzte eingegebene Wert genommen. Fächer können von mehreren Personen gleichzeitig gezählt werden, es sollte aber vermieden werden. In jedem Fach wird eine Liste der Artikel angezeigt, die von dem Lagersystem erwartet werden. Zu diesen Artikeln muss die gezählte Menge eingetragen werden.

Bestandsverändernde Buchungen

In der WinLine und auch im Lager dürfen während der Inventur keine bestandsverändernden Buchungen durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass im Lager Bestellungen, Aufträge und manuelle Lagerbuchungen nicht durchgeführt werden dürfen. In der WinLine dürfen keine Lieferscheine storniert oder erzeugt werden. Aufträge dürfen jedoch weiterhin erfasst werden.

Vorbereitungen

Backup erstellen

Vor der Inventur empfiehlt es sich ein Datenbankbackup des kompletten Lagersystems über das SQL Management Studio zu erstellen.

Inventurlauf anlegen

Bevor mit der Inventur begonnen wird ist im Lagersystem ein neuer Inventurlauf anzulegen.

Inventur starten (Checkliste)

Nach dem Anlegen des Inventurlaufs wird auf der Inventur-Übersichtsseite eine Checkliste angezeigt. Diese führt durch alle notwendigen Vorbereitungsschritte:

1. Backup erstellen – Manuell abhaken, nachdem ein Datenbankbackup erstellt wurde.
2. Nicht gebuchte Aufträge prüfen – Manuell abhaken, nachdem alle offenen Aufträge geprüft wurden. Ein Link zur Seite Artikel in Belegen ist direkt in der Checkliste verfügbar.
3. Kommissionierung sperren – Per Klick auf Ausführen wird die Ausgangskommissionierung im System gesperrt. Artikelreservierungen sind nicht mit der Inventur kompatibel, da reservierte Artikel nicht gruppiert angezeigt werden.
4. Reservierungen entfernen – Per Klick auf Ausführen werden alle bestehenden Artikelreservierungen aufgehoben.
5. Artikelzusammenführung ausführen – Per Klick auf Ausführen werden gleichartige Artikel in allen Fächern zusammengeführt.
6. Alle Fächer gezählt – Manuell abhaken, nachdem alle Fächer gezählt wurden. Über die Seite Nicht gezählte Fächer kann der Fortschritt geprüft werden.
7. Inventurdaten an WinLine übertragen – Per Klick auf WebService oder XML direkt in der Checkliste. Der Schritt wird nach erfolgreicher Übertragung automatisch abgehakt.
8. Inventur in WinLine gebucht – Wird automatisch erkannt, wenn keine offenen Inventurzeilen für das aktuelle Jahr in der WinLine existieren.

Sobald die Inventur aktiv ist, wird auf allen Seiten des Lagersystems ein gelbes Banner Inventur läuft angezeigt. Über das Banner gelangt man direkt zur Inventur-Übersicht.

Nicht gebuchte Aufträge prüfen

Artikel in nicht gebuchten Aufträgen zählen mit zur Inventurmenge, da die Artikel in der WinLine abgebucht werden, wenn die Buchung des Auftrags im Lager erfolgt. Falls im Lagersystem nicht gebuchte Aufträge mit bereits entnommenen Artikeln existieren müssen diese manuell geprüft und ggf. auf erledigt gesetzt werden. Dazu kann der Menüpunkt Artikel in Belegen in der Inventur aufgerufen werden, welcher alle betroffenen Artikel in einer Liste anzeigt. Der Auftrag muss nicht auf erledigt gesetzt werden, wenn er zu einem späteren Zeitpunkt, nach der Inventur, gebucht wird. Aufträge müssen manuell auf erledigt gesetzt werden, wenn sie bereits manuell in der WinLine in einen Lieferschein gewandelt wurden. In diesem Fall ist vorher zu prüfen ob der in der WinLine gebuchte Lieferschein die gleichen Mengen, Chargen und Seriennummern enthält.

Reservierungen zurücksetzen

Damit während der Inventur alle Mengen korrekt angezeigt werden, müssen alle Reservierungen aufgehoben werden, da für einen Auftrag reservierte Artikel in der Inventur sonst nicht gruppiert angezeigt werden. Der Menüpunkt Reservierung Aufheben entfernt alle durch starten der Ausgangskommissionierung erfolgten Reservierungen für die ausgewählten Aufträge. Ab diesem Zeitpunkt darf die Auftragskommissionierung während der kompletten Inventur nicht mehr verwendet werden.

Inventur

Fach zum Zählen auswählen

Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, kann mit dem Zählen der Fächer begonnen werden. Entweder kann die Inventur über den Menüpunkt Inventur abgewickelt werden. In diesem Fall scannt der Lagerist das Fach an und zählt die Artikel. Oder es wird die Liste der nicht gezählten Fächer verwendet.

Die Auswahl eines Fachs führt eine automatische Artikelzusammenführung durch. Gleichartige Artikel (Charge, Ausprägung, etc.) werden zu einer Menge zusammengefasst.

Fachinhalt zählen

In der Zählansicht müssen jetzt alle am Lager befindlichen Mengen (1) eingetragen werden. Hat ein Artikel keinen Bestand, muss unbedingt eine 0 eingetragen werden. Der Artikel wird dann automatisch ausgebucht. Soll ein Artikel hinzugefügt werden kann dies in der Maske für Artikel hinzufügen (2) erfolgen. Ist das Fach komplett fertig gezählt, ist der Button Fach fertig gezählt (3) zu drücken.

Inventur übermitteln

Die Übertragung kann direkt aus der Checkliste auf der Inventur-Übersichtsseite gestartet werden. Alternativ stehen die Übertragungsoptionen auch im Bereich unterhalb der Checkliste zur Verfügung.

Per WebService

Wurden alle Fächer gezählt kann die Inventur an die WinLine übermittelt werden. Wichtig ist es darauf zu achten, dann auch alle am Lager befindlichen Artikel gezählt wurden. Die nicht gezählten Artikel werden als Warnhinweis (2) angezeigt. Wurden in der Vergangenheit bereits Inventurdaten an die WinLine übermittelt, wird die Anzahl der nicht gebuchten Zeilen (1) angezeigt. Sind alle Artikel gezählt, kann die Inventur an die WinLine mit klick auf den Button Alle Übertragen (3) übermittelt werden. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Artikel mehrere Minuten dauern.

Per XML

Die Übertragung per XML findet sich im selben Menü wie die Übertragung per WebService. Sobald auf den Button Übertragen per XML geklickt wird, werden die Importdaten erstellt und anschließend heruntergeladen. Die erstellte Datei wird anschließen manuell über den Menüpunkt Vorlagen im WinLine Start-Modul eingelesen.

Inventur in WinLine buchen

Backup erstellen

Abschließend sollte die Inventur sofort in der WinLine gebucht werden. Es wird empfohlen vor der Übertragung in die WinLine ein Backup über die WinLine Administration des WinLine-Mandanten zu erstellen, damit dieser im Fehlerfall wiederhergestellt werden kann.

Differenzliste prüfen

Vor dem Buchen sollte die Differenzliste der WinLine mit der Bestandsliste des Lagers abgeglichen werden. Stehen in der Differenzliste Artikel die keine Abweichung im Lager haben, hat unbedingt eine Prüfung der Abweichung zu erfolgen.

Inventur buchen

Es ist darauf zu achten die Inventurbuchung mit der Buchungsart I (Inventur) durchzuführen. Außerdem ist es wichtig, beim Buchen zu entscheiden, ob die kommissionierten Waren mit gezählt wirde oder nicht. Beim Buchen muss dann der Button “abzgl. kommissionierte Menge” aktiviert werden.

Inventur beenden

Nach dem Buchen der Inventur in der WinLine muss die Inventur im Lagersystem beendet werden. Die Checkliste auf der Inventur-Übersichtsseite führt durch die Abschluss-Schritte (Fächer gezählt, Daten übertragen, Inventur gebucht). Sobald alle Schritte erledigt sind, kann die Inventur über den Button Inventur beenden abgeschlossen werden.

Durch das Beenden der Inventur wird die Kommissionierung automatisch wieder freigegeben und das Banner Inventur läuft verschwindet.