Einrichtung

Grafische Konfiguration

Konfigurationsdialog

Beim ersten Start des Programms startet sich automatisch das Programm zur Konfiguration der Verbindungsdaten.

Pfade uns Serverinstallation

Konfigurationsdateien werden zuerst aus dem Programmverzeichnis geladen. Existiert noch keine Konfigurationsdatei, wird anschließend im Verzeichnis C:\ProgramData\new energy\energy connect for DATEV gesucht.

Da das Programmverzeichnis ab der Version 12.0.0 nicht mehr ohne Administrationsberechtigungen beschrieben werden kann, muss für Serverinstallationen das Programm zur Einrichtung mit Administrationsberechtigung gestartet werden.

Um eine Verbindung mit der Datenbank herzustellen müssen die Felder Server, Datenbank, Benutzer und Passwort ausgefüllt werden. Alle Felder unter dem Reiter DEFAULT werden in die weiteren Reiter übernommen, sofern dort nichts ausgefüllt wird.

Einrichtung

Kategorien

CWLDATEN: Hier müssen die Verbindungsdaten für die Daten-Datenbank eingetragen werden. Unter diesem Reiter muss im Normalfall nichts eingetragen werden, da er mit den Werten aus dem DEFAULT-Reiter übereinstimmen sollte. In der hier eingestellten Datenbank speichert energy connect Einstellungen, Umsetzungstabellen und das Archiv.

CWLSYSTEM: Hier müssen die Verbindungsdaten für die WinLine Systemdatenbank hinterlegt werden. In den meisten Fällen muss nur der Menüpunkt Datenbank ausgefüllt werden.

EXTRA: Dieser Reiter kann leer bleiben, da er zur Zeit vom Programm nicht verwendet wird.

Optionsfelder

Server: Die IP oder Adresse des Servers

Datenbank: Die Datenbankinstanz.

Benutzer: Ein Benutzer der lesend und schreibend auf die Datenbank zugreifen darf.

Passwort: Das Passwort des eingetragenen Datenbankbenutzers.

Treiber: Der zu verwendende ODBC-Treiber. Das Feld ist automatisch mit der aktuell installierten Version vorbelegt.

Port: Der Port unter dem die Verbindung zur Datenbank aufgebaut wird. Bleibt das Feld leer wird der Port 22 genutzt.

Server Inst.: Wird das Feld Serverinstallation aktiviert, werden die Datenbankpasswörter nicht mehr individuell pro PC verschlüsselt. Diese Option muss für Netzwerkinstallationen aktiviert werden.

Manuelle Konfiguration

Konfigurationsdatei

Das Programm kann auch direkt über Konfigurationsdateien eingerichtet werden. Die Optionen werden aus der Datei config.cfg gelesen. Bei einer frischen Installation ist diese noch nicht angelegt. Sie wird beim ersten Start automatisch im Pfad C:\ProgramData\new energy\energy connect for DATEV\config.cfg erstellt oder kann von Hand erzeugt werden.

Die config.cfg wird ab Version 12 in folgender Reihenfolge gesucht:

{MANDANTENKÜRZEL}.cfg im Programmverzeichnis
config.cfg im Programmverzeichnis
C:\ProgramData\new energy\energy connect for DATEV{MANDANTENKÜRZEL}.cfg
C:\ProgramData\new energy\energy connect for DATEV\config.cfg

Die Konfigurationsdatei ist in mehrere Kategorien aufgeteilt, welche identisch zu denen in der grafischen Konfiguration sind.

[DEFAULT]  
server = server.domain.com
db = CWLdaten103
user = meso
pw = meso

[CWLDATEN]  

[CWLSYSTEM]  
db = CWLSYSTEM103 -- **Die WinLine System Datenbank**  
pw = yVM/vwT0Vzx6DxX12NjJ74DDywl6obE7GJAh6o9+Dsk= 
_pw = yVM/vwT0Vzx6DxX12NjJ74DDywl6obE7GJAh6o9+Dsk=

[EXTRA]

Wird eine Kategorie oder eine Option leer gelassen, so wird das Feld aus der Kategorie DEFAULT übernommen. Das Passwort wird beim ersten Programmstart verschlüsselt wie in der Kategorie CWLSYSTEM zu erkennen ist.

Kategorien

Die Kategorien sind identisch zu denen der grafischen Konfiguration

Optionsfelder

Die Optionsfelder sind identisch zu denen aus der grafischen Konfiguration.

Feldbeschreibung

server: Server

db: Datenbank

user: Benutzer

pw: Passwort

driver: Treiber

port: Port

server_installation: Server Inst.

Mandanten mit unterschiedlichen Datenbanken

Ab Version 10.0.x

Die Mandanten müssen sich eine System Datenbank teilen.

Wenn sich die Mandanten in unterschiedlichen Datenbanken befinden, kann für jeden Mandanten eine individuelle Konfigurationsdatei angelegt werden. Dazu muss einfach eine Datei mit dem Mandatennamen un der Dateieindung cfg erstellt werden. Für den Mandanten 500M heißt die Datei zum Beispiel 500M.cfg. In dieser Datei können dann die individuellen Verbindungsdaten hinterlegt werden. Jeder Mandant für den keine individuelle Datei angelegt wurde bezieht diese aus der Datei config.cfg. Sobald die Datei angelegt wurde kann sie auch über den Menüpunkt ? -> Einstellungen -> Verbindung angepasst werden wenn zuvor auf den Mandanten gewechselt wurde.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Die Allgemeinen Einstellungen können unter dem Menüpunkt ? -> Einstellungen aufgerufen werden.

Allgemein

Berater: Die Beraternummer wird bei jedem Export mit in die erzeugte Datei geschrieben um eine einfache Zuordnung der Daten beim Import zu ermöglichen und kann beim Steuerberater erfragt werden.

Mandant: Die Mandantennummer wird bei jedem Export mit in die erzeugte Datei geschrieben um eine einfache Zuordnung der Daten beim Import zu ermöglichen und kann beim Steuerberater erfragt werden.

Saldenkonto (Gegenkonto): Das Gegenkonto wird für Zwischenbuchungen verwendet wenn die option Splitbuchungen umformen abgeschaltet ist.

Debitoren-Summenkonto: Diese Option ist nur für die Saldenliste relevant. Werden Sachkonten + Summen ausgegeben und ist einem Personenkonto kein Hauptbuchkonto zugeordnet oder die Funktion `Huaptbuchkonten ausgeschaltet, so wird der Saldo stattdessen auf das hier eingetragene Summenkonto addiert.

Kreditoren-Summenkonto: Dieses Summenkonto verhält sich wie das Debitoren-Summenkonto.

Lokale Einstellungen: Setzt lokale Einstellungen wie Tabellensortierung, Fenstergröße und Exportverzeichnisse zurück.

Datenprüfung

Sachkontenlänge: Die maximale Länge der Sachkonten. Diese Option kann sich je nach Kontenrahmen unterscheiden. Beim SKR03 beträgt sie vier Stellen. Aus der Sachkontenlänge ergibt sich die Personenkontenlänge. Diese ist genau eine Stelle länger als die der Sachkonten.

Debitoren Beginn/Ende: Hier müssen alle DATEV-Debitorenkonten hinterlegt werden. Alle Debitorenbuchungen werden auf den richtigen Kontenbereich geprüft.

Kreditoren Beginn/Ende: Hier müssen alle DATEV-Kreditorenkonten hinterlegt werden. Alle Debitorenbuchungen werden auf den richtigen Kontenbereich geprüft.

Kontenlänge prüfen: Mit dieser Option kann die Überprüfung der Sach- und Personenkontenlänge deaktiviert werden.

Kritische Fehler ignorieren: Erlaubt auch bei kritischen Fehlern einen Export zu erzeugen. Diese Option dient z.B. zur Übergabe von nicht DATEV-Konformen Dateien an Buchungsprogramme von Drittherstellern. Bei Verwendung von DATEV wird von der Aktivierung abgeraten!

Export

Splitbuchungen umformen: Ist diese Option aktiviert werden die Buchungen aus der WinLine in ein DATEV konformes Format umgewandelt. Anstatt über ein Zwischenkonto werden alle Konten direkt bebucht.

Buchungen festschreiben: Wird dieses Feld deaktiviert werden die Buchungen in der Übergabedatei nicht festgeschrieben. Das Festschreibedatum der WinLine wird dann nicht berücksichtigt und jede Buchung ist beim Import in DATEV nicht festgeschrieben.

Kostenrechnung: Mit dieser Option kann die Übertragung der WinLine Kostenrechnung aktiviert werden. Wird aus dem Journal inklusive Kostenrechnung exportiert, wird für jede Aufteilung in der WinLine Kostenrechnung eine neue Buchungszeile erzeugt. Der Gesamtbetrag aller Buchungszeilen entspricht dem der ursprünglichen Buchung. In der Soll/Habenstellung wird die Kostenstelle immer aus dem Belegkopf gelesen. Es findet keine Auswertung der Belegmitte statt.

USt-ID exportieren: Steuert den Export der USt-Id im Stammdatenexport

Belegfeld2: Aktiviert die Ausgabe des Mahndatums oder der Zahlungskondition beim Export von Buchungsstapeln. In DATEV ist dieses das Belegfeld 2. Weitere Informationen finden sich in der DATEV Dokumentation.

Fremdwährung exportieren: Aktiviert die Ausgabe in Fremdwährung anstatt in EUR.

Geänderte Rechnungen nicht exportieren: Diese Option wirkt sich nur auf die Soll/Habenstellung mit aktiviertem Exportfilter Nur neue Buchungen aus. Fakturen werden dann auch dann nicht doppelt übertragen wenn Sie geändert wurden.

Lieferadressen umwandeln: Wird diese Option aktiviert werden alle als Lieferadressen markierte Konten automatisch durch das Konto des Rechnungsempfängers ersetzt.

Land statt UST-ID: In dieses Feld kann eine Liste von Personenkonten (10001,10002,10003) eingetragen werden, für diese Konten wird in das Feld UST-ID der Ländercode anstatt der UST-ID exportiert.

Land/UST-ID Buchungsarten: In diesem Feld können alle Buchungsarten (DF,DZ,B) festgehalten werden, für welche das Land statt der UST-ID exportiert werden soll.

Nullsummen ausgeben: Auswahl ob Buchungen mit Betrag = 0 ausgegeben werden sollen.

Automatik aussetzen: Automatik aussetzen wenn Automatikkonten mit abweichender Steuer bebucht wurden. Automatik aussetzen bedeutet, dass der Berichtigungsschlüssel 4 dem Steuerschlüssel voran gestellt wird. Bei Buchungen ohne Steuer und zwischen Automatikkonten wird die Automatik immer ausgesetzt sobald abweichend gebucht wurde.

OP-Ermittlung: Auswahl aus welchen Datenbankfeldern die OP-Nummern ausgelesen werden sollen.

Journal = Die OP-Nummern kommen aus dem Buchungsjournal. Offene Posten = Die OP-Nummern werden aus den Offenen Posten gelesen. Journal / Offene Posten = Erst aus dem Journal, falls dieses leer ist aus den Offenen Posten Offene Posten / Journal = Erst aus den ffenen Posten, falls diese leer sind aus dem Journal

Leistungsdatum ausgeben: Wenn für die Buchung ein Leistungsdatum angegeben wurde, wird dieses mit exportiert.

Leistungsdatum Fakt: Legt fest aus welchem Felder der Belegmitte das Leistungsdatum bestimmt wird. Zur Auswahl steht das Lieferdatum und das Bestätigte Lieferdatum.

Zeile Leistungsdatum Fakt: Legt fest aus welcher Zeile der Belegmitte das Leistungsdatum gelesen wird. Es kann die erste Zeile des Belegs als maßgeblich gewählt werden oder das kleinste oder größte Lieferdatum der Belegmitte genommen werden.

Belege exportieren: Liest die im Archiv hinterlegten Spool- oder PDF-Dateien aus dem Journal aus und legt sie als DATEV Document Package ab.

Import

Standard Kostenstelle: Alle Buchungen die keine Kostenstelle hinterlegt haben werden mit der Standard Kostenstelle überschrieben.

Standard Kostenart: Alle Buchungen die keine Kostenart hinterlegt haben werden mit der Standard Kostenstelle überschrieben.

Zahlungsmittelkontentyp: Der Kontentyp der WinLine mit dem Zahlungsmittelkonten markiert werden.

St. Schl. aus WinLine ermitteln: Steuert die automatische Ermittlung von Steuerschlüsseln aus der WinLine. Wenn die Option aktiviert ist muss in der Automatikkontenumsetzung kein DATEV Steuerschlüssel angegeben werden. Es wird automatisch der in der für das Konto in der WinLine hinterlegte Steuerschlüssel verwendet.

St. Schl. aus WinLine emitteln: Der Steuerschlüssel wird aus dem WinLine Konto gelesen falls in der DATEV-Datei keiner angegeben wurde.

Forderungen erzeugen: Forderungen in die WinLine einlesen.

Zahlungen erzeugen: Zahlungen in die WinLine einlesen.

Kostenrechnung erzeugen: Kostenrechnung in die WinLine einlesen.

Splitbuchungen erzeugen: Buchungen werden bei gleicher OP-Nummer als Splitbuchung zusammengefasst.

Formatversionen

Buchungsstapel: Die auszugebende Formatversion des EXTF-Stapels.

Stammdatem: Die auszugebende Formatversion des EXTF-Stapels.

Kontenbeschriftung: Die auszugebende Formatversion des EXTF-Stapels.

Verbindungseinstellungen

Die Verbindungseinstellungen können über den Menüpunkt ? -> Einstellungen -> Verbindung aufgerufen werden. Für eine Beschreibung der Funktionen siehe Kapitel Grafische Konfiguration.

Falls für Mandanten eine individuelle Konfiguration angelegt wurde, werden die Verbindungseinstellungen auch nur für diesen geändert.

Daten aus smcComplete übernehmen

Falls bisher smcComplete eingesetzt wurde, können alle Umsetzungstabellen einfach übernommen werden. Die Funktion zur Datenübernahme befindet sich unter dem Menüpunkt ? -> Import -> smcComplete. Als erstes wird der Pfad zur aktuellen smcComplete-Installation abgefragt. Wurde dieser ausgewählt muss noch das Datenbankpasswort eingegeben werden. Die bisherigen Daten werden daraufhin automatisch übernommen.

Der Import aus SMC wurde mit der Version 4.14.1 und 4.16 getestet.

Anderen Datenbanknutzer verwenden

Standardmässig wird das Passwort des Datenbanknutzer mit dem SMC eingerichtet wurde abgefragt. Soll ein anderer Benutzer verwendet werden, so kann dieser im Installationsverzeichnis von SMC hinterlegt werden. Dazu muss die Datei smcDatev.exe.config geöffnet und der Wert DbUsername angepasst werden.

Sollte die Konfigurationsdatei von smcComplete fehlerhaft sein, so kann diese auch manuell angelegt werden. Dazu den folgenden Inhalt in eine Datei mit dem Namen smcDatev.exe.config kopieren und die Werte an die eigene Datenbank anpassen.

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<configuration>
  <configSections>
    <sectionGroup name="applicationSettings" type="System.Configuration.ApplicationSettingsGroup, System, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089">
      <section name="SmcDatev.Properties.Settings" type="System.Configuration.ClientSettingsSection, System, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089" requirePermission="false" />
    </sectionGroup>
  </configSections>
  <connectionStrings>
    <add name="SmcDatev.Properties.Settings.ConnectionString" connectionString="Provider=SQLNCLI11;Data Source=(localdb)\MSSQLLocalDB;Integrated Security=SSPI;Initial Catalog=smcDatev25" providerName="System.Data.OleDb" />
  </connectionStrings>
  <appSettings>
    <add key="SystemHost" value="localhost" />
    <add key="SystemDb" value="smc" />
    <add key="DbUsername" value="sa" />
    <add key="DbPassword" value="" />
    <add key="CwlSystemDb" value="CWLSYSTEM" />
    <add key="PfadDokumentation" value="Anleitung smcDatev complete V4.8.pdf" />
    <add key="CommandTimeout" value="60" />
  </appSettings>
  <applicationSettings>
    <SmcDatev.Properties.Settings>
      <setting name="ProgrammNachBuchungsexport" serializeAs="String">
        <value />
      </setting>
      <setting name="ProgrammBeiKontenumsetzung" serializeAs="String">
        <value />
      </setting>
    </SmcDatev.Properties.Settings>
  </applicationSettings>
  <startup>
    <supportedRuntime version="v4.0" sku=".NETFramework,Version=v4.0,Profile=Client" />
  </startup>
</configuration>

Feldbeschreibung

SystemHost: Datenbankserver

SystemDb: SMC-Datenbank

DBUsername: Datenbank-User

DbPassword: Datenbankpasswort bitte leer lassen

CwlSystemDb: CWLSYSTEM-Datenbank

Umsetzungstabellen

Überblick

Die Umsetzungstabellen werden benötigt, da die Formatdefinitionen des DATEV-Formats fest vorgegeben sind. In der WinLine hingegen können die Schlüssel für Konten, Steuerschlüssel und Zahlungskonditionen frei vergeben werden.

Die Kontenumsetzung dient dazu inkompatible Konten auf ein anderes DATEV-Konto zu buchen. Dies Kann der Fall sein wenn auf der Seite des Steuerberaters nach SKR03 gebucht wird, in der WinLine aber sechsstellige Personenkontenverwendet werden. Da der SKR03 maximal fünfstellige Konten erlaubt müssen in die Umsetzungstabelle alle Konten eingetragen und auf ein fünfstelliges Konto umgesetzt werden.

Die Spalten Für Import und Für Export steuern welche Umsetzungszeilen im Import und Export Anwendung finden.

Inkompatible Konten

Inkompatible Konten können automatisch in die Umsetzungstabelle übernommen werden. Die Funktion findet sich unter dem Menüpunkt ? -> Import -> Inkompatible Konten. Inkompatibel sind Konten wenn sie die Personenkontenlänge überschreiten oder ungültige Zeichen enthalten.

Konten

Die Kontenumsetzung wird nur dann benötigt, wenn es abweichungen zwischen WinLine- und DATEV-Kontenrahmen gibt. Dies ist zum Beispiel dann der Fall wenn in der WinLine alphanumerische Konten angelegt wurden, denn DATEV verarbeitet nur numerische. Ein anderes Beispiel sind Personenkonten die eine Länge größer der Sachkontenlänge+1 haben, denn in DATEV müssen Personenkonten genau eine Stelle mehr aufweisen als die Sachkonten.

Steuer

In der Steuerumsetzung werden die WinLine Steuerschlüssel mit den DATEV Steuerschlüsseln verknüpft, damit in DATEV die Buchungen mit der richtigen Steuer erfolgen.

Die Steuerumsetzung muss unbedingt mit dem Steuerberater abgesprochen werden damit alle Buchungen mit dem richtigen Steuerschlüssel übergeben werden. Die Steuerschlüssel können in DATEV und der WinLine unterschiedlich angelegt sein.

Automatikkonten / Buchungsschlüssel

Die Automatikkontenfunktion dient dazu die DATEV-Automatikkonten mit der WinLine kompatibel zu machen. Um Automatikkonten zu erkennen müssen alle DATEV-Automatikkonten aus dem verwendeten Kontenrahmen in diese Liste eingetragen werden Um eine genauere Überprüfung der Buchungen auf Automatikkonten zu ermöglichen kann in die Spalte DATEV St. Schl. der für das Automatikkonto geltende Steuersatz eingetragen werden. Sollte das Automatikkonto dann mit einem anderen Steuerschlüssel gebucht werden, wird darauf im Export hingewiesen. Bleibt diese Zeile leer wird nur erkannt ob das Konto mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln bebucht wurde.

Für den Datenimport muss das Feld Datev St. Schl. ausgefüllt wenn die Option St. Schl. aus WinLine ermitteln deaktiviert wurde. Ist die Steuerschlüsselspalte der Importdatei leer wird diese beim Import aus der Automatikkontenumsetzung gefüllt.

Die Automatikkonten müssen unbedingt mit dem Steuerberater abgesprochen werden damit alle Buchungen mit dem richtigen Steuerschlüssel übergeben werden. Da sich die Steuer im Fall von Automatikkonten aus dem Konto ergibt führt eine falsche oder fehlende Kontenumsetzung in Verbindung mit Automatikkonten zu eine Differenz des Saldos zwischen der WinLine und DATEV.

Wird während des Exports erkannt, dass ein Automatikkonto mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln bebucht wurde, bietet es sich an den richtigen WinLine Steuerschlüssel beim Automatikkonto zu hinterlegen. Damit werden nur falsche Steuerschlüssel als Fehler gemeldet.

Zahlungskonditionen

So wie die Steuerschlüssel kann in der Umsetzung für Zahlungskonditionen jedem WinLine Schlüssel ein DATEV Schlüssel zugeordnet werden.

Kostenstellen

Hier kann die Umsetzung zwischen WinLine und DATEV Kostenstellen angelegt werden.

Kostenträger

Hier kann die Umsetzung zwischen WinLine und DATEV Kostenträgern angelegt werden.

Buchungsart DF/KF

Diese Tabellen werden für den Import verwendet. Alle hier hinterlegten Konten lösen abhängig vom Buchungsvorgang eine DF- oder KF-Buchung aus.

Buchungsart DZ/KZ

Diese Tabellen werden für den Import verwendet. Alle hier hinterlegten Konten lösen abhängig vom Buchungsvorgang eine DZ- oder KZ-Buchung aus.

Splitbuchungen ausschließen

Splitbuchungen können über diese Umsetzungstabelle von der automatischen Auflösung von Splitbuchungen ausgenommen werden. Die Funktion bietet sich z.B. für Lohnbuchungen an, da diese häufig mit identischem OP auf dasselbe Konto gebucht werden und damit automatisch eine Splitbuchung erzeugt wird.

Umsetzungstabelle aus CSV-Datei importieren

Alle Umsetzungstabellen können direkt aus einem CSV-Dokument befüllt werden. Das Dokument kann über den Menüpunkt ? -> Import -> CSV ausgewählt werden. Damit der Import erfolgreich verläuft muss die Datei in einem bestimmten Format vorliegen. Die erste Zeile ist immer für den Header reserviert. Dort dürfen daher keine Daten hinterlegt werden.

CSV-Format

Kontenumsetzung WinLine Konto | Winline Steuer Schl. | DATEV Konto

Steuerumsetzung WinLine Steuer Schl. | Winline Kennzeichen | DATEV Steuer Schl.

Automatikkonten DATEV Konto | DATEV Steuer Schl.

Zahlungskonditionen WinLine Zahlungskondition | DATEV Zahlungskondition

Die Umsetzungstabelle kann auch aus einer Exceldatei erzeugt werden. Ein Beispieldatensatz in Excel für die Kontenumsetzung könnte dann folgendermaßen aussehen.

Ab Version 10.5 kann für jede Zeile zwischen Import und Export unterschieden werden. Die CSV-Dateien sind identisch zu den Tabellen von energy connetc anzulegen. Ab Version 10.5 bedeutet dies z.B. in der Kontenumsetzung folgende Änderung WinLine Konto;WinLine Steuer Schl.;DATEV Konto;Import;Export.

Kontenumsetzung in Excel

Um die Daten in ein importierbares Format zu bringen, muss diese Datei in das CSV-Format exportiert werden. Diese Funktion ist unter Datei -> Speichern unter zu finden. Als Dateityp muss beim Speichervorgang der Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) gewählt werden

Datenbank umziehen

Es müssen alle Tabellen mit dem Prefix “wld_” aus CWLDATEN und CWLSYSTEM-Datenbanken exportiert werden.
Zum Importieren kann das Script einfach im Management-Studio geöffnet werden. In der ersten Zeile “USE [Datenbankname]” den Datenbanknamen mit der Datenbank in die importiert werden soll ersetzen.

Datenbankumzug

Wurde das Mandantenkürzel geändert, muss dieses in der neuen Daten-Datenbank angepasst werden. In die Spalte name muss dazu das neue Mandantenkürzel eingetragen und mit Enter bestätigt werden.

Mandant umbennenen

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